• L’iter di qualifica, per agevolare la navigazione dell’utente ottimizzandone la customer experience.
• L’aggiornamento dell’anagrafica, per sensibilizzare il produttore su questa tematica.
• Il regolamento di esercizio, per introdurre spiegazioni, disclaimer o riferimenti da contattare in caso di difficoltà nella stesura del regolamento.
• La dismissione dell’impianto, per snellire, automatizzare e uniformare il processo tra tutti gli attori coinvolti;
• Il cambio di titolarità, per centralizzare il processo verso un solo punto di contatto.

Integrazione con il CRM

È emersa la necessità di creare un flusso bidirezionale tra MyTerna e GAUDI per aggiornare una serie di dati in automatico, come ad esempio le date nell’iter di connessione o per velocizzare la comunicazione di alcune attività. Inoltre, è stato suggerito di introdurre una gestione delle utenze profilate come su MyTerna così al super user arrivano le segnalazioni e le assegna in maniera specifica.

Razionalizzazione dei campi di dati

Attualmente viene richiesto di inserire un ingente quantitativo di dati nelle varie fasi di processo della qualificazione dell’impianto, dove però molti di questi risultano fuori contesto, facoltativi o obsoleti. Di conseguenza è emersa la necessità di razionalizzare i dati richiesti in base a tipologia e taglia dell’impianto. Inoltre, il produttore trova difficoltà nell’inserimento di alcuni dati anche a causa della presenza di disallineamenti di tensione, potenza, anagrafica e accumulo, potrebbe quindi essere utile una standardizzazione dei dati per i vari campi.

Necessità di migliorare il workflow di qualificazione:

Terna ha valutato di rendere più esplicativo il workflow dell’iter di qualifica per semplificare la procedura agli utenti. È stato quindi proposto di:

• esplicitare le attività da eseguire per completare lo step;
• esplicitare l’owner del singolo step;
• esplicitare i documenti richiesti per completare lo step;
• inserire nelle attività i riferimenti al Testo Integrato per le Connessioni Attive (TICA) quando presenti;
• inserire nel workflow un colore specifico per indicare che il dato è inserito ma non ancora validato, ad esempio il colore giallo;
• evidenziare quali step sono automatici, ad esempio le Unità di Produzione (UP) abilitate ai fini commerciali e UP abilitate ai fini dell’attivazione e dell’esercizio;
• esplicitare le tempistiche sui vari step partendo dalla data prevista di messa in esercizio; attualmente la data prevista di entrata in esercizio viene comunicata e aggiornata ogni 6 mesi su MyTerna;
• inserire un repository con tutti i documenti riferiti all’impianto o vari collegamenti con altri sistemi interni di Terna che attualmente contengono i documenti che potrebbero essere utili a GAUDI;
• inserire alcuni alert per mostrare gli step successivi da eseguire nell’iter di qualifica;
• potenziare il sistema di notifiche.

Inserimento di una guida descrittiva come supporto e creazione di utenze profilate

Guidare l’utente sia nel processo sia durante la compilazione delle maschere permetterebbe di ridurre la percentuale di errori che potrebbero verificarsi. Per migliorare questi aspetti è stato proposto di:

• inserire un disclaimer o glossario al fine di uniformare la terminologia, per avere una maggiore chiarezza sul dato tecnico che deve essere inserito. Attualmente si hanno difficoltà a identificare il dato tecnico da inserire in un determinato campo a causa di disallineamenti nelle definizioni dei dati;
• inserire FAQ/linee guida, informazioni puntuali sui dati presenti e un meccanismo di aggiornamento frequente dei manuali per guidare gli utenti nella compilazione;
• chiarire gli step dei processi e le tempistiche correlate;
• chiarire il processo di attivazione e gli obblighi di EON (Energization Operational Notification) e ION (Interim Operational Notification);
• inserire i contatti in GAUDI dei referenti Terna;
• inserire una guida operativa utile per la stesura dell’RDE e un sistema a supporto (popup/notifiche) per ricordare di aggiornarlo;
• inserire un supporto grafico (alert o notifiche) per ricordare e sollecitare la compilazione dei documenti che devono essere aggiornati a valle del cambio di titolarità.

Benefici tecnologici

• Semplificazione delle modalità di accesso e autenticazione

Benefici di processo

• Inserimento di guide a supporto dell’utente
• Ottimizzazione della user experience e strumenti comunicativi
• Automatizzazione di step di processo ripetitivi

• La qualificazione dell’impianto e dell’Unità di Produzione (UP), per definire un glossario che uniformi le definizioni delle potenze tra tutti gli attori coinvolti.
• La sottoscrizione del contratto di dispacciamento, per uniformare il processo.
• La richiesta di dismissione impianto, per definire un unico punto di contatto per il produttore.
• La gestione degli accumuli, per approfondire le azioni svolte in riferimento al contratto di dispacciamento.
• La comunicazione con produttori e distributori, per incrementare le informazioni tra gli Utenti del Dispacciamento e i Produttori e i Distributori.

Visualizzazione dei dati tecnici dell’impianto

Attualmente è emerso che gli Utenti del Dispacciamento non hanno visibilità dei dati presenti in GAUDI prima che l’impianto vada in esercizio. L’esigenza comune è che sia facile reperire determinati dati in specifiche circostanze. Per avere un quadro più completo delle situazioni e anche il tempo per evidenziare eventuali informazioni errate, viene proposto che gli Utenti del Dispacciamento abbiano la possibilità di vedere i dati tecnici dell’impianto quando il mandato è validato e ricevano una notifica quando l’impianto è entrato in esercizio.

Regolamentazione delle tempistiche

È emersa la necessità di regolamentare le tempistiche per indirizzare gli utenti verso le corrette procedure di comunicazione, incentivandoli ad avvisare per tempo in merito alle attività che dovranno essere avviate e quelle concluse in quanto attualmente non esiste una comunicazione centralizzata.

Queste sono le situazioni attuali che necessitano di una regolamentazione:

• stipula del contratto di dispacciamento, il produttore contatta il GSE per stipulare il contratto nei tempi stabiliti ma questo spesso non avviene;
• comunicazione della data di dismissione, discrepanza tra quella riportata nel verbale di dismissione e quella presente su GAUDI;
• comunicazione della richiesta di dismissione, il produttore si rivolge a più interlocutori per comunicare la richiesta e spesso l’Utente del Dispacciamento viene a conoscenza della dismissione in ritardo;
• comunicazione tramite PEC/email, comporta tempistiche molto lunghe che potrebbero generare ritardi.

Inserimento di un glossario o popup come supporto

Nell’attuale piattaforma di GAUDI è stato evidenziato che sono presenti asimmetrie informative tra le diverse controparti; può accadere che ci sia discordanza tra ciò che intende il produttore e ciò che legge l’Utente del Dispacciamento. Per ovviare a questa situazione, è stato proposto di predisporre un unico glossario e un sistema di popup per uniformare tutte le informazioni sulle potenze e sul concetto di dimissione e successivamente condividerlo su tutte le piattaforme.

Ulteriori strumenti a supporto proposti sono:

• wizard grafici, per guidare gli utenti durante la compilazione, rappresentando e spiegando i vari passaggi presenti e futuri di processo e andando a specificare per ognuno di essi l’owner e le tempistiche;
• assistente virtuale correlato all’AI (BOT), collegata alle varie pagine di attività previste durante il processo di registrazione per eliminare tutte le attività manuali che rallentano il processo.

Eventuale intervento di proposta sulle normative

È emersa la necessità di normare l’installazione del misuratore, in fase sia di esercizio sia di connessione. Le disposizioni attuali, infatti, non consentono il giusto monitoraggio e la giusta misurazione e gestione da parte degli Utenti del Dispacciamento nel caso di multi UP.

Aggiornamento dei dati per gli impianti registrati prima della nascita di GAUDI e maggiore interoperabilità tra i sistemi

Nell’attuale sistema sono presenti impianti risalenti a prima della nascita della piattaforma GAUDI. Questi impianti presentano dati non aggiornati e che attualmente non vengono più richiesti. È necessario quindi lavorare sul sistema per adeguare questi impianti. Nell’ottica di mantenere il dato sempre aggiornato e di ridurre i disallineamenti presenti è opportuno anche aumentare l’interoperabilità tra sistemi per poter avere una maggior visibilità e condivisione dei dati.

Benefici tecnologici

• Integrazione tra sistemi (es. CRM e GAUDI)
• Dinamicità del workflow di qualificazione
• Semplificazione delle modalità di accesso e autenticazione

Benefici di processo

• Ottimizzazione della user experience e degli strumenti comunicativi
• Proposta di intervento normativo a supporto delle modifiche di processo
• Inserimento di guide a supporto dell’utente